Ci sono periodi in cui il tempo sembra non bastare mai e lo scenario attuale sembra aver contribuito a questa moltiplicazione degli impegni. Applicando questi 8 piccoli consigli però riuscirai a essere più produttivo e in meno tempo.

La “nuova normalità” ha modificato in modo massiccio il modo di lavorare delle persone, in ogni categoria professionale, sia che facciano parte di una piccola impresa, sia che lavorino in un’organizzazione più grande e complessa. C’è l’impressione diffusa che il tempo non basti e gli impegni si moltiplichino.

Molto spesso, quando la situazione lavorativa sfugge al nostro controllo e diventa frenetica, anche le nostre capacità organizzative vengono meno. Nel disperato tentativo di tenere il passo ci affanniamo per portare a termine il carico di lavoro e, inevitabilmente, veniamo sopraffatti.

Benché sembri difficile migliorare la nostra efficienza lavorativa, è proprio in questi momenti che abbiamo bisogno di essere organizzati e produttivi, per evitare che richieste e scadenze ci travolgano.

Ma cosa significa realmente essere produttivi?

La persona produttiva è, per definizione, quella che riesce a mantenere costante il suo flusso di lavoro, tanto nei momenti di quiete, quanto nei frangenti più caotici.

Per aumentare la produttività sul lavoro è necessario costruire una serie di buone abitudini che ci torneranno utili nei momenti di crisi, evitandoci appunto di sprofondare in una spirale di caos e frenesia, conseguentemente alla quale la maggior parte del lavoro verrà procrastinata, mentre quel poco che riusciremo a concludere sarà inevitabilmente svolto in maniera grossolana e approssimativa.

Di seguito, alcuni piccoli metodi collaudati per mantenere sempre al massimo la tua produttività, con semplicità e senza stress.

Indice dei contenuti

1. USARE LE TO DO LIST
2. STABILISCI DEI WORKFLOW
3. EVITA IL MULTITASKING
4. RAGGRUPPA ATTIVITÀ SIMILI IN MOMENTI RAVVICINATI
5. FAI PAUSE REGOLARI
6. METTI IN ATTO LA PROCRASTINAZIONE PRODUTTIVA
7. TIENI TRACCIA DI COME IMPIEGHI IL TEMPO
8. TIENI IN ORDINE LA TUA SCRIVANIA

1.    Usa le To Do List

Croce e delizia dei ben organizzati (o dei presunti tali), le To Do List si rivelano spesso un’arma a doppio taglio. Non è raro, infatti, che ottengano l’effetto opposto a quello desiderato: anziché spronarci all’azione, il mero fatto di vedere le nostre innumerevoli incombenze elencate nero su bianco ci getta nello sconforto più totale.

Eppure le To Do List rimangono un elemento provvidenziale per mantenere alta la nostra produttività; vediamo quindi come redigerle al meglio.

• Realizza un elenco di cose da fare. Scrivi tutto quello che ti viene in mente, di getto, senza fermarti a pensare troppo.
• Applica la “regola dei due minuti”: depenna tutto ciò che può essere svolto in meno di 120 secondi. Si tratta infatti non di vere proprie incombenze ma di semplici “azioni” … si perde più tempo a scriverle che a svolgerle. Falle e basta.
• Fra le attività rimaste, stabilisci quali sono le MIT (most important tasks), ovvero le priorità del giorno.
• Per stabilire quali sono le più incalzanti fra le azioni che hai identificato come prioritarie chiediti quanto segue: quale di queste, se non svolta, porterebbe alle più gravi conseguenze?
• Se un determinato compito viene rimandato più volte, non esitare a depennarlo: chiaramente non è una priorità.

All’interno di una to do list efficace le voci non possono essere semplicemente intercambiabili; queste liste devono essere stilate con razionalità e senso logico per essere utili alla nostra produttività.

Se usi molto lo smartphone esistono tante app per organizzare le liste di cose da fare. Ci limitiamo a segnalarti le due più popolari: Google Tasks che si integra facilmente con il calendario di Google o Microsoft To Do, che ha ereditato gli utenti affezionati a Wunderlist, e che si integra con tutta la suite di applicativi Microsoft.

2.    Stabilisci dei Workflow

Stabilire procedure riguardanti il proprio flusso di lavoro è un ottimo modo per aumentare la produttività sul lavoro.

Si tratta, fondamentalmente, di stabilire, punto per punto, il procedimento per concludere lavori più o meno complessi.

Fissando ogni singolo step che dovrai affrontare non solo riduci al minimo le possibilità di trascurare qualcosa ma, arrivi anche ad avere un più chiaro sentore di quelle che sono le effettive tempistiche per portare a compimento il tuo progetto.

I workflow sono assimilabili alle ricette di cucina: hai un punto di partenza; segui passo per passo una procedura che ti porta ad un ben preciso risultato.

Nei momenti caotici questo strumento di produttività è una vera e propria ancora di salvezza: ti farà sentire calmo e nel pieno controllo della situazione anche con l’avvicinarsi delle scadenze o nei periodi di forte stress.

3.    Evita il Multitasking

Il multitasking è un’abilità ritenuta ormai imprescindibile da ogni datore di lavoro ed è diventata una presenza fissa in molti curriculum vitae. È effettivamente forte la tentazione di fare più cose contemporaneamente… dopotutto sembra essere un approccio così efficiente.

In realtà diversi studi dimostrano come il multitasking sia un vero e proprio killer della produttività. Questo perché, quando ricorri al multitasking, non stai mai realmente portando avanti due progetti contemporaneamente. Quello che fai in realtà è saltare di palo in frasca, spostando la tua attenzione da un’attività ad un’altra. Ogni volta che lo fai la tua mente ha bisogno di rifocalizzarsi sul compito in questione, causando perdita di tempo e dispendio di energie.

4.    Raggruppa attività simili in momenti ravvicinati

Si tratta di un piccolo trucco per la produttività che potremmo definire di corollario al multitasking: è più semplice lavorare su compiti simili perché la tua mente sta già operando in quella modalità.

Per fare un esempio concreto; una buona strategia è quella di destinare una precisa parte della propria giornata lavorativa al controllo delle e-mail, diventate uno strumento di comunicazione sempre più invasivo negli ultimi anni.  Nulla uccide la produttività più del fermarsi a rispondere ad una mail… blocca le notifiche ed evita di accedere alla tua casella di posta elettronica fino a quando non hai concluso la mansione che ti sei prefissato.

5.    Fai pause regolari

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, fare pause regolari non diminuisce la produttività, anzi, la accelera.

Le pause riducono infatti lo stress: quando la tua mente è intensamente concentrata su un compito consumi molte energie. Intervalli regolari permettono alla tua mente di riposare e fanno si che le tue energie si mantengano elevate per tutta la durata della giornata: in questo modo, anche la tua produttività sarà costante.

L’ideale sarebbe disporre del proprio tempo in blocchi da un’ora, con 15 minuti di pausa ogni 45 minuti di attività: in questo modo sarà più semplice incrementare la tua produttività sul lavoro.

6.    Metti in atto la procrastinazione produttiva

Si ricorre a questo ossimoro per descrivere un procedimento controintuitivo ben preciso: se non hai l’energia o la concentrazione necessaria per svolgere un determinato compito, passa ad un altro punto della tua to do list che abbia uguale urgenza e importanza.

Non importa quanto pressante la prima mansione sia. Costringerti a lavorarci sopra ad ogni costo non porterà a nulla se non ad un duplice calo della tua produttività: perderai moltissimo tempo per concluderla (male) e, una volta finito, sarai mentalmente così esausto da finire per svolgere lentamente e in maniera grossolana anche le incombenze successive.

Dedicarti a qualcosa di nuovo avrà un effetto rigenerante: non solo non avrai sprecato tempo prezioso ma, quando riprenderai in mano il lavoro precedentemente procrastinato, scoprirai di aver acquistato una prospettiva del tutto nuova a livello inconscio, mentre la parte vigilie della tua mente era concentrata su altro.

7.    Tieni traccia di come impieghi il tempo

Sembra incredibile, ma spesso le persone non riescono a stimare correttamente il tempo di un operazione lavorativa. Questo sia in eccesso che in difetto. Se ti abitui a monitorare il tempo che impieghi per eseguire un lavoro, riuscirai meglio a stimarlo. Allo stesso tempo ti accorgerai di quante attività o abitudini ti hanno fatto “perdere tempo” e non hanno contribuito affatto al processo che dovevi portare a termine.

8.    Tieni in ordine la tua scrivania

Ammettiamolo con sincerità: è tutt’altro che raro trovarsi sommersi da documenti e scartoffie in quantità tale da non saper più dove poggiare le cose.

Ci distraiamo un secondo ed ecco che la carta ha, ancora una volta, trovato il modo di prendere il sopravvento sul nostro spazio vitale.

Una pratica molto importante è quella di dedicare gli ultimi dieci minuti della propria giornata lavorativa al riordino della propria scrivania. Questo piccolo atto porterà benefici enormi:

• Riordinare lo spazio fisico esterno è in assoluto il modo migliore per riordinare la propria mente.
• Aiuta a dare un senso di chiusura alla nostra giornata lavorativa permettendo al cervello di “uscire dalla modalità” lavoro.
• Regala un senso di soddisfazione che ci accompagna per il resto della serata (la gestualità e la ritualità del mettere ordine rilascia, sorprendentemente, endorfine).
• La mattina dopo saremo accolti al nostro arrivo da un ambiente pulito e organizzato. Sarà più facile (e soddisfacente) reimmergersi nel flusso di lavoro.

Iniziare la giornata con la scrivania ben pulita ed organizzata, sia che si tratti di una tradizionale giornata di lavoro, sia che si tratti di un’occasione dedicata alla formazione aziendale, avrà tutto un altro sapore: ambiente di lavoro e produttività sono strettamente legati.

Per concludere è importante ricordare quanto segue: il miglior modo per essere produttivi è conoscere sé stessi, i propri limiti e il proprio potenziale.

Alcuni ti consiglieranno di iniziare la tua giornata lavorativa depennando dalla tua lista i compiti più faticosi e sgradevoli; altri invece diranno che è meglio partire da qualcosa di semplice e piacevole, per “riscaldarsi” e iniziare la giornata di buon umore.

La miglior soluzione è “osservarti” e riconoscere cosa funziona meglio per te stesso… e agire di conseguenza: concentrati sui task dove potresti migliorare e sulle conoscenze che ti piacerebbe approfondire. Parlane in azienda: sono sempre di più le imprese che prevedono corsi di formazione per i dipendenti, soprattutto attraverso piattaforme LMS.

Sarà questo a renderti più produttivo.

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