Cosa fa il Conference manager?
Pubblicato da Teleskill Italia | 06/Mar/2018
Il conference manager è una figura centrale per realizzare webinar o webmeeting efficaci e coinvolgenti. Ma è fondamentale anche prima dell’evento online.
Gli elementi per la riuscita di un webinar sono davvero molti: ad esempio la piattaforma, la dotazione tecnica (microfono, videocamera), la scaletta dei contenuti e molti altri elementi che puoi trovare in questo articolo del blog Teleskill. Nella maggior parte dei casi, organizzatore e relatore coincidono, ma questo è una pratica consigliata a chi a già una grande dimestichezza con gli eventi online, a chi conosce bene il software prescelto e ha una buona adattabilità a gestire gli imprevisti.
Per chi non ha queste caratteristiche, è sempre consigliabile farsi affiancare da un conference manager, in modo da liberarsi da ogni pensiero e potersi dedicare solamente all’esposizione dei contenuti e all’interazione con i partecipanti o con gli altri relatori.
Chi è e cosa fa un conference manager?
Potremmo definire il ruolo del conference manager in molti modi: un angelo custode, un brand guardian, un facilitatore, un comunicatore. In realtà è tutte queste cose insieme: è il vero partner per il successo del webinar o del webmeeting prima, durante e dopo l’evento online. Il suo ruolo è complesso e delicato e si svolge, generalmente, nell’ombra con attività non visibili ai partecipanti. In altri casi a volte il conference manager può anche fungere da moderatore del webinar o del web seminar, apparendo quindi in video, introducendo le tematiche del webinar, dando brevi cenni sulla piattaforma webinar per permetterne il miglior uso ai partecipanti.
Un assistente dedicato all’evento online in ogni sua fase.
Come accennato prima, l’operato di un conference manager non si limita a un’assistenza precisa e puntuale durante tutta la durata del webinar. Il suo ruolo e la sua efficacia iniziano ancora prima con la preparazione del webinar.
Prima del webinar.
Nei giorni precedenti al webinar il conference manager esegue una serie di attività di grande importanza per la riuscita dell’evento:
- gestione delle iscrizioni dei partecipanti;
- report periodici degli iscritti, ove necessario;
- gestione e assistenza per le problematiche tecniche degli utenti remoti pre-evento;
- supporto per l’organizzazione della sala di trasmissione e della connettività internet;
- briefing pre-evento con i relatori con indicazioni strategiche per pianificare e preparare l’evento;
- test pre-evento delle attrezzature tecniche (fornite da terze parti).
Tutti questi aspetti potrebbero essere trascurati nella routine quotidiana di un docente e di un relatore. Un conference manager, al contrario, può dedicarsi solo a questa lista di punti e garantire una perfetta messa in onda dell’evento sia per chi lo condurrà, sia per i partecipanti.
Durante il webinar.
Quando si realizza il webinar il ruolo del conference manager diventa davvero prezioso. In genere, senza mai apparire in video, e quindi senza “rubare la scena” al relatore, il conference manager si occupa di:
- monitoraggio dell’interazione via chat e supporto ai partecipanti collegati durante gli eventi;
- gestione domande e problemi tecnici, qualora si verifichino;
- configurazione del setting online e customizzazione delle stanze virtuali;
- valorizzazione del setting hardware con indicazioni per luci ed audio.
- gestione dell’agenda dell’evento online.
- ottimizzazione degli scambi tra relatore e partecipanti, o solo tra i partecipanti.
- gestione separata per i singoli relatori all’interno dell’evento.
- diffusione ai partecipanti di test o schede di sondaggio, tramite la piattaforma.
Come si vede, anche in questo caso il numero di attività è cospicuo e poterle affidare a un professionista fa sì che relatori e partecipanti possano dedicarsi completamente all’evento, senza preoccuparsi di altro.
Dopo il webinar.
A evento concluso è il momento di trarre le fila e di raccogliere i risultati di un webinar ben riuscito. In questa fase il conference manager potrà:
- produrre il video della registrazione in formato MP4
- realizzare l’editing della registrazione se richiesto
- inviare comunicazioni mirate di follow-up agli iscritti/partecipanti
- creare e interpretare la reportistica sulla partecipazione.
Affidarsi a un conference manager è quindi consigliabile sempre, ma soprattutto in quei casi in cui occorra dare all’evento una veste professionale impeccabile. Occorre ricordare che la comunicazione è composta di contenuti, ma anche di forma: poter offrire un webinar fluido, ben organizzato, in cui tutto fila perfettamente è parte integrante di una proposta formativa di qualità. Ancora più importante è affidarsi a un conference manager in caso di webinar a pagamento; in questo caso occorre mostrare di dare il massimo valore ai partecipanti paganti, offrendo loro un servizio senza sbavature. In Teleskill abbiamo notato che la figura del conference manager è sempre più richiesta sia dalle aziende, sia dagli Enti di formazione. Infatti è uno dei servizi integrati in Teleskill Training Angel il servizio che porta l’esperienza e la consulenza in e-learning di Teleskill nel cuore dell’azienda e provvede a fornire una rete di professionisti, tra cui il conference manager, che hanno il solo fine di rendere efficace il piano di formazione fin dalla prime fasi di progettazione fino all’esecuzione e al completamento dei corsi.
