La popolarità del webinar è in costante aumento e sempre più Enti e organizzazioni progettano i webinar come appuntamenti periodici. L’attività di consulenza permette di analizzare e pianificare ogni fase del progetto per centrare gli obiettivi della serie di webinar.

Progettare e realizzare una serie di webinar può avere molti vantaggi. Si diluisce un evento formativo in più appuntamenti, facilitando quindi l’apprendimento, oppure si creano più appuntamenti per affrontare tematiche differenti.

Un altro valido motivo per progettare una serie di webinar è naturalmente la crescita della brand awarenessdell’Azienda o dell’Ente. In genere, più occasioni si creano per contattare il pubblico con una proposta di qualità, più si genera fiducia ed empatia con i valori proposti.

Training Angel. Consulenza e assistenza per progettare i webinar.

Nello scenario attuale la posta in gioco di ogni webinar è l’attenzione del partecipante. Più è presente, coinvolto, partecipe, maggiori sono le probabilità di successo dell’evento. Per questo in Teleskill è stata creata la divisione Training Angel che si occupa proprio di supportare l’organizzatore in ogni fase del progetto. Vediamole con ordine.

Consulenza e assistenza in fase preliminare.

In questa fase si esaminano aspetti rilevanti per il successo dell’iniziativa:

• definizione degli obiettivi da raggiungere;
• analisi di quanto già erogato in modalità webinar o e-learning e risultati raggiunti;
• analisi del piano didattico;
• verifica dei contenuti proposti in ogni singolo webinar;
• coaching preliminare, se necessario, per speaker e relatori;
• verifica dei materiali di comunicazione della serie di webinar.

Come si vede, ancora prima di entrare “nel vivo” di ogni singolo webinar esistono alcune valutazioni da fare, importantissime per la riuscita dell’evento online.

Milioni di ore di webinar prodotti costituiscono una considerevole esperienza e permettono ai Training Angel Teleskill di offrire una consulenza accurata sul piano formativo, sui contenuti che, se ritenuti poco attuali o coinvolgenti, possono essere anche realizzati dal team di produzione contenuti multimediali di Teleskill. La consulenza si spinge anche fino alla valutazione dei materiali di comunicazione che possono comprendere teaser e social media kit di ogni webinar.

Accanto a questo troviamo anche l’assistenza operativa che prevede un collaboratore Teleskill che prima, durante e dopo il webinar fornisca tutti quei supporti a cui il relatore, o l’azienda, non può dedicarsi: ad esempio, gestione delle iscrizioni, stanza virtuale assistita per provare la postazione degli utenti, supporto dell’organizzazione per la sala da cui si trasmette, supporto tecnico agli utenti tramite call center, gestione del setting hardware e tanti altri dettagli che contribuiscono a fare la differenza per la riuscita di un webinar.

Consulenza durante il webinar. Il ruolo del conference manager.

Anche in questa fase la consulenza Training Angel prevede aspetti tecnici, ad esempio l’assistenza di primo grado a partecipanti e relatori, e aspetti strategici, come la scelta del format del webinar che il conference manager può personalizzare, proprio come un evento tradizionale, con una sorta di planning al minuto. Gestendo il layout personalizzabile e le finestre attivabili a piacimento si può caratterizzare con il format ideale ogni specifico momento dell’ evento live. Inoltre, aspetto non secondario, cambiando format aumenta l’engagement e quindi il livello di attenzione.

Oltre alla scelta più opportuna del format il conference manager esegue molteplici attività che possono variare in base proprio al format, ma anche alla tipologia di pubblico: Ad esempio:

• monitoraggio dell’interazione via chat e supporto ai partecipanti collegati durante gli eventi;

• gestione domande e problemi tecnici, qualora si verifichino;
• configurazione del setting online e customizzazione delle stanze virtuali;
• valorizzazione del setting hardware con indicazioni per luci ed audio.
• gestione dell’agenda dell’evento online.
• ottimizzazione degli scambi tra relatore e partecipanti, o solo tra i partecipanti.
• gestione separata per i singoli relatori all’interno dell’evento.
• diffusione ai partecipanti di test o schede di sondaggio, tramite la piattaforma.

Consulenza dopo il webinar.

Dato che si tratta di una serie di webinar, l’attività di Training Angel assume un ruolo ancora più centrale. Ogni evento, infatti, offre nuovi dati e nuovi suggerimenti per migliorare l’efficacia del successivo.

Prendiamo ad esempio i dati di tracciamento. Il software webinar, è già configurato per offrire report di tracciamento delle attività dei partecipanti durante il webinar (gradimento degli argomenti, attività in chat, risposte a test e questionari), ma l’assistenza del consulente Training Angel provvede a interpretare questi dati e a offrire spunti e considerazioni per rendere più efficaci e fidelizzare sempre di più il target dei webinar e la platea del formatore.

Oltre a questo il consulente Training Angel può realizzare numerose attività di follow up e fidelizzazione dei target:

• il video della registrazione in formato MP4
• realizzare l’editing della registrazione se richiesto
• inviare comunicazioni mirate di follow-up agli iscritti/partecipanti
• implementazione del social media kit per accrescere la platea degli utenti.

La consulenza e l’assistenza, sintetizzati nel brand Training Angel, come detto sopra, prevedono un panorama di azioni che rendono la serie di webinar un appuntamento da non mancare, ma che – soprattutto – ottimizzano l’efficacia dell’apprendimento e delle informazioni condivise.

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